悪い習慣をやめたい｜断ち切れなくなる前に知っておきたい「習慣の鎖」の話
Shunsuke
心の落書き帳
「緊急」「至急」を使いすぎていませんか？｜本当に大切なことを見極める優先順位の考え方
Shunsuke
「至急お願いします」
「緊急で対応してください」
メールやチャットで、こんな言葉が頻繁に飛んでくること、ありませんか？
でも、よく考えてみると、本当に「緊急」なことってどれくらいあるのでしょうか。
もしかしたら、「緊急」に振り回されているうちに、本当に大切なことが後回しになっているのかもしれません。
この記事では、「緊急」に振り回されないための優先順位の考え方についてお話しします。
Contents
なぜ「緊急」が増えてしまうのか？
「緊急」「至急」という言葉が多い職場には、ある共通点があるように感じます。
仕事ができる人は「緊急」を使わない
周りを見渡してみると、本当に仕事ができる人ほど「緊急」という言葉をあまり使いません。
それは、普段から計画的に物事を進めているからです。
余裕を持ってスケジュールを組んでいるので、直前になって慌てることが少ないです。
そして、本当の緊急事態が発生したときも、冷静に対応できます。
依頼するときも、「なぜ必要か」「いつまでか」を丁寧に説明してくれます。
「緊急」が多い人の裏側
一方で、「緊急」を頻繁に使う人には、こんな背景があるかもしれません。
- 時間管理がうまくいかず、直前になって慌てている
- 相手にプレッシャーをかけて、自分の仕事を優先させようとしている
- 「緊急」と言えば、すぐに対応してもらえると思っている
『エッセンシャル思考』の著者、グレッグ・マキューン氏はこう述べています。
ある企業で働くマネジャーは、つねに最優先事項を5つ抱えているのだと嘆いていた。これでは、何も優先していないのと同じだ。
「すべてが緊急」ということは、「何も優先していない」のと同じことです。
「緊急」が日常化している環境にいるなら、一度立ち止まって見直す価値があるのではないでしょうか。
「緊急」と「重要」は別のものだと気づく
「緊急」に振り回されてしまう大きな原因は、「緊急なこと」と「重要なこと」を混同してしまうことにあります。
他人の優先事項に振り回されていないか
忙しく動き回っているのに、充実感がない。
タスクをこなしているはずなのに、成果を感じられない。
そんなとき、こんなことが起きているかもしれません。
『時間術大全』の著者、ジェイク・ナップ氏、ジョン・ゼラツキー氏はこう指摘しています。
リストに完了のチェックを入れるのは気分がいいが、つかのまの達成感で目が曇って「哀しい現実」が見えなくなる。その哀しい現実とは、「やること」のほとんどが、じつは自分ではなく他人の優先事項だということだ。
「やるべきこと」をこなしているつもりでも、それが本当に自分にとって重要なことかどうかは別問題です。
他人の「緊急」に応え続けているうちに、自分にとって本当に重要なことが後回しになってしまう。
これは、忙しい人ほど陥りやすい罠ではないでしょうか。
仕事で余裕がないと感じているときは、こちらの記事も参考になるかもしれません。
→ 仕事で余裕がないときの働き方｜無理せず心のゆとりを取り戻す方法
「本当にやるべきこと」は意外と少ない
ティム・フェリス氏は、有名な80:20の法則についてこう述べています。
結果の80％は原因の20％から出てくる。成果の80％は労力と時間の20％からもたらされる。
つまり、自分がやっていることの大部分は、実は成果にほとんど貢献していないかもしれません。
本当に成果につながる「20%」に集中できれば、「緊急」に振り回される時間そのものが減っていくのではないでしょうか。
グレッグ・マキューン氏もこう述べています。
絶対にイエスだと言いきれないなら、それはすなわちノーである。
すべてに「イエス」と答える必要はありません。
「これは本当に自分がやるべきことか？」と問いかけるだけで、優先順位が少しずつ見えてくるように思います。
本当に大切なことに集中するにはどうすればいいか？
では、「緊急」に振り回されずに、本当に大切なことに集中するにはどうすればいいのでしょうか。
普段から余裕を持って計画を立てる
「緊急」が発生する多くの原因は、事前の計画不足です。
普段から少しだけ前倒しで動く習慣をつけるだけで、「至急」の回数はぐっと減ります。
「明日やればいい」を「今日やっておこう」に変えるだけでも、大きな違いが生まれます。
依頼するときは「なぜ」「いつまでに」を伝える
誰かに仕事をお願いするとき、「緊急でお願い」だけでは、相手も困ってしまいます。
- なぜこの仕事が必要なのか
- いつまでに必要なのか
- 相手の状況に無理はないか
これらを丁寧に伝えるだけで、「緊急」という言葉を使わなくても、相手はきちんと対応してくれることが多いです。
結果として、信頼関係も築きやすくなります。
「やらないことリスト」を作る
「やることリスト」は多くの人が作っていますが、「やらないことリスト」を作っている人は少ないのではないでしょうか。
ティム・フェリス氏はこう述べています。
時間を多く手に入れるには、やることを減らす、これに尽きる。そこに到達するための道筋は2つあり、両方とも活用すべきだ。（1）Todoリストをつくる。（2）Not Todoリストをつくる。
「やらないこと」を決めることで、本当に大切なことに使える時間が増えます。
「緊急」に振り回されている時間の多くは、実は「やらなくてもいいこと」に費やされているのかもしれません。
決断を減らして余裕を作る方法については、こちらの記事で解説しています。
→ 決断疲れを防ぐための10の習慣｜忙しい毎日でも判断力を保つ方法
「本当に緊急か？」を自分に問いかける
何かを「緊急」と感じたとき、一度立ち止まって問いかけてみてください。
- これは本当に今すぐやる必要があるのか
- 明日やっても問題はないか
- 「緊急」だと思い込んでいるだけではないか
グレッグ・マキューンはこう述べています。
忙しく動きまわることを有能さの証だと思っている人は、考えたり眠ったりする時間をなるべく減らそうとする。しかし本当は、立ち止まる時間こそが、生産性を高めるための特効薬だ。
立ち止まることは、怠けることではありません。
むしろ、本当に大切なことを見極めるための大切な時間です。
心に余裕を持つための具体的な方法については、こちらの記事もおすすめです。
→ 心の余裕の作り方｜余裕がない原因と「スラック」で心のゆとりを取り戻す方法
まとめ：「緊急」を減らすことが、余裕を生む第一歩
- 「緊急」が多い人ほど、実は計画性が不足しているだけかもしれない
- 仕事ができる人は「緊急」をあまり使わず、丁寧なコミュニケーションを心がけている
- 「緊急なこと」と「重要なこと」は別物だと意識する
- 他人の「緊急」に振り回されて、自分の「重要」を見失わない
- 成果の80%は20%の仕事から生まれている
- 「やらないことリスト」を作って、本当に大切なことに集中する
- 「本当に緊急か？」と問いかける習慣を持つ
「緊急」が減ると、不思議と心に余裕が生まれます。
余裕が生まれると、本当に大切なことに集中できるようになります。
まずは今日、「本当にこれは緊急かな？」と一度だけ自分に問いかけてみてください。
それだけで、仕事の向き合い方が少し変わるかもしれません。
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正しさよりも、気づきや安心を大切にしたい。
誰かの心が少しでもやわらぐ言葉を残せたらと思っています。
尊敬する人物はチャーリー・マンガーとウォーレン・バフェット。
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